Τετάρτη, 24 Αυγούστου 2016

ΠΕΑΛΣ ΑΡΘΡΟ: Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΣΤΙΣ ΔΡΑΣΕΙΣ ΤΟΥ Λ.Σ-ΕΛ.ΑΚΤ [

Email This
Του Πλωτάρχη Λ.Σ ΜΑΚΡΗ Γιώργου 
Υπεύθυνου Δημοσίων Σχέσεων Π.Ε.Α.Λ.Σ 
Πτυχιούχου Νομικής, ΜSc στη Δημόσια Διοίκηση (Λονδίνο)                                 
ΤΙ ΕΙΝΑΙ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ Η ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ;
Ο έλεγχος είναι η συστηματική συλλογή και ανάλυση των πληροφοριών κατά τη διάρκεια εξέλιξης ενός σχεδιασμού, προγράμματος που έχουμε καταστρώσει και επιζητούμε από αυτό θετικά αποτελέσματα. Έχει ως στόχο τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας του προγράμματος και βασίζεται στους στόχους και στο σύνολο των δραστηριοτήτων που αναπτύσσονται κατά τις φάσεις σχεδιασμού του προγράμματος. 
Στην πράξη ο έλεγχος- παρακολούθηση είναι το εργαλείο που «συγκρατεί το πρόγραμμα στο σωστό δρόμο», και επισημαίνει στο διαχειριστή του πότε τα πράγματα πάνε στραβά, αλλά και πότε βαίνουν ομαλά. Αν ο έλεγχος εφαρμοστεί σωστά στην πράξη, αποτελεί ένα ανεκτίμητο εργαλείο για την καλή διαχείριση του προγράμματος, και παρέχει μια χρήσιμη βάση για την αξιολόγηση που θα επακολουθήσει. Μας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσουμε αν οι πόροι και τα μέσα που έχουμε στη διάθεσή μας είναι επαρκή και χρησιμοποιούνται ορθά, και αν εφαρμόζουμε ορθολογικά και κατά τα προβλεπόμενα αυτά που έχουμε σχεδιάσει και προγραμματίσει.
Η αξιολόγηση είναι η σύγκριση των πραγματικών αποτελεσμάτων του προγράμματος  έναντι των αρχικών σχεδιασμών. Είναι το εργαλείο που ελέγχει τι ακριβώς προγραμματίσαμε και σχεδιάσαμε, εάν έχουμε επιτύχει τους στόχους του προγράμματος και με ποιο τρόπο τα καταφέραμε. Η αξιολόγηση μπορεί να είναι:
 Διαμορφωτική ( λαμβάνει χώρα κατά τη διάρκεια ενός προγράμματος-δράσης στοχεύοντας στη βελτίωση του σχεδιασμού του ή τον τρόπο λειτουργίας του ). 
Αθροιστική (αντλεί συμπεράσματα από ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα- έργο ή από έναν οργανισμό που πλέον δε λειτουργεί). 
Το κοινό στοιχείο μεταξύ ελέγχου και αξιολόγησης είναι ο σαφής προσανατολισμός τους προς τη γνώση αναφορικά με το τί έχουμε κατορθώσει και πώς το έχουμε κατορθώσει, δίνοντας έμφαση στα ακόλουθα:
•Αποδοτικότητα
•Αποτελεσματικότητα
•Επιπτώσεις 
Η αποδοτικότητα δηλώνει εάν τα μέσα και τα υλικά για την υλοποίηση του σχεδιασμού μας ήταν κατάλληλα σε σχέση με την τελική έκβαση του. 
Η αποτελεσματικότητα μετράει  εάν ένα πρόγραμμα ή δράση «πιάνει» τους στόχους που αρχικά θέσαμε προς επίτευξη. Αν, για παράδειγμα, θέσαμε ως στόχο να βελτιώσουμε την
εκπαίδευση που λαμβάνουν οι Αξιωματικοί του Λ.Σ-ΕΛ.ΑΚΤ κατά τη διάρκεια της σταδιοδρομίας τους, τελικώς τον επιτύχαμε το στόχο ή όχι;
Οι επιπτώσεις  δηλώνουν εάν ο τρόπος εφαρμογής του προγράμματος είχε προστιθέμενη ή μη αξία στην υλοποίηση των στόχων που είχαμε θέσει. Με άλλα λόγια, εάν η στρατηγική μας ήταν κατάλληλη. 
ΓΙΑΤΙ ΝΑ ΕΛΕΓΧΟΥΜΕ ΚΑΙ ΝΑ ΑΞΙΟΛΟΥΜΕ ΕΝΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ; 
Μέσα από τον έλεγχο και την αξιολόγηση, μπορούμε να:
•Ελέγχουμε την πρόοδο του προγράμματος
•Προσδιορίσουμε τυχόν προβλήματα στο σχεδιασμό ή / και την εφαρμογή του
•Κάνουμε προσαρμογές, έτσι ώστε να είναι πιο πιθανό να επιτύχουμε το στόχο μας 
 Ο έλεγχος και η αξιολόγηση είναι δύο σπουδαία εργαλεία στα χέρια αυτών που ασκούν τη διοίκηση σε έναν Φορέα/Οργανισμό, τα οποία τους  βοηθούν να γνωρίζουν  πότε οι σχεδιασμοί δεν εφαρμόζονται, και πότε οι συνθήκες έχουν αλλάξει. Τους παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβουν νέες ή να μεταβάλλουν ήδη ληφθείσες αποφάσεις σχετικά με το πρόγραμμα ή το έργο. Βέβαια μέσα από αυτή τη διαδικασία και κατά την εφαρμογή ενός προγράμματος είναι λογικό να κάνουμε και λάθη. Εντούτοις, δεν είναι λογικό να μην μαθαίνει κανείς από εσφαλμένους σχεδιασμούς του παρελθόντος επειδή αδιαφορεί να εφαρμόσει διαδικασίες ελέγχου και αξιολόγησης. 
Σημειώνεται, ότι ο έλεγχος και η αξιολόγηση δεν είναι ένα μαγικό ραβδί με το οποίο μπορούμε έτσι απλά να εξαφανίσουμε τα αναφυόμενα προβλήματα, ή μονομιάς να τα λύσουμε, ή ακόμα ως εκ θαύματος να προβούμε στις απαιτούμενες αλλαγές, χωρίς να έχουμε εργαστεί σκληρά για ένα πρόγραμμα ή έργο. Δηλαδή, ο έλεγχος και η αξιολόγηση δεν είναι από μόνες τους η λύση. Είναι όμως τα πολύτιμα εργαλεία που μπορούν να μας βοηθήσουν να :
•εντοπίσουμε τα προβλήματα και τις αιτίες τους
•προτείνουμε πιθανές λύσεις στα προβλήματα
•θέτουμε νέα ερωτήματα σχετικά με την ορθή ή μη εφαρμογή της στρατηγικής μας
• λαμβάνουμε πληροφορίες και γνώση για την καλή εξέλιξη του προγράμματος
• μας ενθαρρύνουν να αξιολογούμε άμεσα τις συγκεκριμένες πληροφορίες και να είμαστε διορατικοί
•αυξήσουμε τις πιθανότητες ότι στο τέλος «θα κάνουμε τη διαφορά».
ΤΙ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΥΝ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ Η ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ
Ο έλεγχος περιλαμβάνει:
•τη θέσπιση δεικτών μέτρησης της αποδοτικότητας, της αποτελεσματικότητας και των συνεπειών ενός προγράμματος ή έργου.
•την καθιέρωση διαδικασιών με σκοπό τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τους δείκτες αυτούς.
•τη συλλογή και καταγραφή των πληροφοριών
•τη χρησιμοποίηση των πληροφοριών αυτών, ώστε οι ασκούντες τη διοίκηση- διαχείριση του προγράμματος ή την εποπτεία του έργου να έχουν μία καθημερινή εικόνα για το «πώς πάνε τα πράγματα». 
Η αξιολόγηση :
•τροφοδοτεί με πληροφορίες τους διαχειριστές για να προβούν σε τυχόν αλλαγές στην εφαρμογή του προγράμματος . 
• εντοπίζει τις σπατάλες και τις άσκοπες ενέργειες και προωθεί την αποδοτικότητα
•επαναφέρει με συστηματικό τρόπο «σε τροχιά» την εφαρμογή του προγράμματος και βελτιώνει τη στρατηγική του.
•ωθεί σε αποφάσεις για τροποποίηση του προγράμματος, την επέκταση ή ακόμα και την κατάργησή  του.
•φανερώνει κατά πόσο το εφαρμοζόμενο πρόγραμμα είναι ακόμα κατάλληλο και αποτελεσματικό.
Η αξιολόγηση ενός προγράμματος  εστιάζει στην αποδοτικότητα του, την αποτελεσματικότητα του και τις επιδράσεις-συνέπειές  του. 
Ο σχεδιασμός πριν από τον έλεγχο και την αξιολόγηση
Γίνεται εύκολα κατανοητό ότι για να ελέγξουμε και εν συνεχεία να αξιολογήσουμε ένα πρόγραμμα,  θα πρέπει πρωτίστως να έχουμε σχεδιάσει τι θέλουμε να επιτύχουμε και να κερδίσουμε από το πρόγραμμα αυτό. Δηλαδή να έχουμε από την αρχή κατά νου ποιος είναι ο στόχος μας. 
Είναι πολύ δύσκολο από τη στιγμή που  έχει ήδη αρχίσει να εξελίσσεται και να «τρέχει» ένα πρόγραμμα να πισωγυρίζουμε και να προσπαθούμε τότε να θέσουμε σε λειτουργία συστήματα ελέγχου και αξιολόγησης. Έτσι, από την αρχή ενός προγράμματος θα πρέπει 
να αρχίσουμε τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις επιδόσεις που θέλουμε να έχουμε σε άμεση συνάρτηση με τους στόχους που έχουμε θέσει και θέλουμε να επιτύχουμε. Στην πράξη, η πρώτη συλλογή πληροφοριών θα πρέπει να λάβει χώρα όταν κάνουμε την αξιολόγηση των αναγκών μας. 
Αυτό θα μας δώσει τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε, ώστε συν το χρόνο να προβαίνουμε στις απαραίτητες  βελτιώσεις του προγράμματος μας. 
Επίσης μία εξαιρετικής σπουδαιότητας ενέργεια είναι όταν κάνουμε το σχεδιασμό μας να θέσουμε δείκτες απόδοσης. Αυτοί παρέχουν το πλαίσιο για το σύστημα  ελέγχου και αξιολόγησης του προγράμματός μας και είναι αυτοί που μας λένε τί θέλουμε να ξέρουμε 
και ποιες πληροφορίες  είναι χρήσιμες για να συλλέξουμε. Σε αυτή την ενότητα εξετάζουμε:
•Τι θέλουμε να γνωρίζουμε. Αυτό περιλαμβάνει την εξέταση των δεικτών τόσο για εσωτερικής όσο και για εξωτερικής φύσεως θέματα. 
•Τα διάφορα είδη πληροφοριών.
•Πώς θα πάρουμε τις πληροφορίες.
•Ποιος θα πρέπει να συμμετέχει.
ΤΙ ΘΕΛΟΥΜΕ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΟΥΜΕ;
Δείκτες απόδοσης
Οι δείκτες απόδοσης είναι μετρήσιμα ή απτά σημάδια σχετικά με το βαθμό που κάτι έχει επιτευχθεί. Για παράδειγμα, μπορούμε να συμφωνήσουμε ότι οι Λιμενικές Αρχές θα πρέπει κάθε μήνα να παρουσιάζουν ένα ελάχιστο αριθμό  παραβάσεων για παράνομη αλιεία σε σχέση με τον ανάλογο ελάχιστο αριθμό ελέγχων που οφείλουν να διενεργούν για παράνομη αλιεία. Αν λοιπόν συμφωνήσουμε ότι για κάθε 50 ελέγχους η Λιμενική Αρχή θα πρέπει να βεβαιώνει τουλάχιστον 10 παραβάσεις, τότε όταν στους 50 ελέγχους που διενήργησε βεβαίωσε τουλάχιστον 10 παραβάσεις, αυτός ο αριθμός 10 είναι ο δείκτης μας ότι η Λιμενική Αρχή πέτυχε τον τεθειμένο στόχο της. 
 Εδώ το σημαντικό είναι να αποφασίσουμε και να συμφωνήσουμε από την αρχή ποιοί θα είναι οι δείκτες μας , ώστε να αρχίσουμε αμέσως να μαζεύουμε πληροφορίες για να εφαρμόσουμε το πρόγραμμά μας. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι, εάν δεν υπάρχει βελτίωση στην μέτρηση των βασικών δεικτών, τότε η στρατηγική μας δεν λειτουργεί και θα πρέπει να επανεξεταστεί.
Διαφορετικά είδη πληροφοριών – Η Ποσοτική και η Ποιοτική μέθοδος
Οι πληροφορίες που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο και την αξιολόγηση ενός προγράμματος  μπορούν να ταξινομηθούν. Για παράδειγμα πόσοι αστυνομικοί έλεγχοι διενεργήθηκαν μέσα σε ένα μήνα για παράνομη αλιεία; 
H ποσοτική μέτρηση μπορεί να εκφράζεται σε απόλυτους αριθμούς (Π.χ 30 έλεγχοι για παράνομη αλιεία) ή ως ποσοστό (Π.χ το 30% των ελέγχων της Λιμενικής Αρχή αφορούσε την παράνομη αλιεία). Μπορεί επίσης να εκφραστεί ως αναλογία (Π.χ για κάθε 50 ελέγχους θα βεβαιώνονται 10 παραβάσεις κατ’ ελάχιστον). Συνεπώς με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, μπορούμε  να πάρουμε ποσοτική πληροφόρηση προβαίνοντας σε υπολογισμούς ή καταμέτρηση. 
Η ποιοτική μέτρηση απαντά στην ποιότητα. Για παράδειγμα οι έλεγχοι για παράνομη αλιεία αφορούσαν την ερασιτεχνική αλιεία και την παράνομη αλίευση μικρών ποσοτήτων αλιευμάτων ή την επαγγελματική αλιεία και την παράνομη αλίευση μεγάλων ποσοτήτων αλιευμάτων. 
Πώς θα λάβουμε τις πληροφορίες;
Είναι πιο απλό  από ότι θα νόμιζε κανείς. Στην πράξη όσο προχωράς στην υλοποίηση των σχεδίων σου, τόσο μαζεύεις τις πληροφορίες που εμφανίζονται μπροστά σου. Οι μέθοδοι που θα χρησιμοποιήσει κανείς για να συγκεντρώσει πληροφορίες θα πρέπει να γίνουν αναπόσπαστο μέρος  του προγραμματισμού των ενεργειών. Προς τούτο θα πρέπει κανείς να στοχεύει σε μια σταθερή πηγή πληροφοριών  που να τροφοδοτεί όλο το πρόγραμμα σχετικά με τις αναληφθείσες ενέργειες και τον τρόπο που αυτές θα λάβουν χώρα, χωρίς μάλιστα να επιβαρύνεται κανένας άνευ λόγου και αιτίας. Η συγκέντρωση των πληροφοριών θα πρέπει να έχει σκοπιμότητα. Δηλαδή δε θα πρέπει κανείς να συγκεντρώνει πληροφορίες απλά για να δείχνει ότι εργάζεται, αλλά για να μάθει πραγματικά τι πρέπει να γνωρίζει και μετά να σιγουρέψει ότι οι πληροφορίες αυτές που μαζεύει θα είναι εύκολα προσβάσιμες προς χρήση. 
Συνήθως, στην πράξη μπορεί κανείς να χρησιμοποιήσει τις αναφορές, τα πρακτικά και τα έγγραφα που αποτελούν μέρος της καθημερινής του εργασίας. Ωστόσο, κάποιες  φορές θα πρέπει κανείς να χρησιμοποιήσει πιο ειδικά εργαλεία που είναι απλά και θα προσδώσουν προστιθέμενη αξία στις βασικές πληροφορίες που συλλέγονται κατά τη φυσική πορεία της εργασίας. Μερικά από τα πιο κοινά είναι τα εξής:
_ Μελέτες περιπτώσεων (case studies)
_ Καταγραμμένη παρατήρηση
_ Ημερολόγια
_ Καταγραφή και ανάλυση των σημαντικών συμβάντων (που ονομάζεται « ανάλυση κρίσιμων περιστατικών")
_ Δομημένα ερωτηματολόγια
_Συνεντεύξεις
_ Δειγματοληπτικές έρευνες
_ Συστηματική ανασκόπηση  επίσημων στατιστικών.
ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ-ΚΛΕΙΔΙΑ
Στην προσπάθεια μας να καταστρώσουμε ένα σχέδιο ελέγχου και αξιολόγησης θα πρέπει πάντοτε να έχουμε ως βάση για το σχεδιασμό μας τις ακόλουθες ερωτήσεις κλειδιά:
•ΣΥΝΑΦΕΙΑ
Οι σκοποί και οι στόχοι που έχουμε θέσει βρίσκονται σε συνάφεια με τα προβλήματα ή τις ανάγκες που έχουμε να διαχειριστούμε;
•AΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ
Το σχέδιο που εφαρμόζουμε βασίζεται στην αρχή κόστους-οφέλους και εξοικονόμησης χρόνου;
•ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ
Σε ποιο βαθμό οι ενέργειες μας εξυπηρετούν το σκοπό μας; Ποιοι είναι οι βοηθητικοί παράγοντες και ποια τα εμπόδια κατά τη διάρκεια της εφαρμογής του σχεδίου μας;
•ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ
Ποιες ήταν από την εφαρμογή του σχεδίου μας; Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τόσο θετικές όσο και αρνητικές.
•ΑΕΙΦΟΡΙΑ
Υπάρχουν διαρκή οφέλη ακόμα και μετά το πέρας της αποστολής ή την εκπλήρωση του προγράμματός μας;
ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΝΟΣ ΚΑΛΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ
Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα ελέγχου και αξιολόγησης θα πρέπει να περιγράφει με λεπτομέρειες τη μεθοδολογία ή τις διεργασίες για τη συλλογή κα χρησιμοποίηση των πληροφοριών, συμπεριλαμβάνοντας την αιτία/χρήσεις  αυτών, τον τρόπο που θα συλλεχθούν ( ‘’ποιοτικά’’ ή  ‘’ποσοτικά’) και τη συχνότητα συγκέντρωσης των πληροφοριών. Η περιγραφή θα πρέπει ακόμα να προσδιορίζει:
•Τους δείκτες που θα χρησιμοποιήσουμε
•Την επεξήγηση των ‘’λέξεων κλειδιά’’ (key words)
•Τους στόχους (μεσοπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους)
•Τα χρησιμοποιούμενα εργαλεία για τη συλλογή πληροφοριών
•Το κατάλληλο προσωπικό που θα συλλέξει, θα καταγράψει και θα αναλύσει τις πληροφορίες
•Τον τύπο των αναφορών που θα προετοιμαστούν, τους αποδέκτες αυτών, την αιτιολογία και τη συχνότητά τους.
ΓΝΩΣΗ ΣΗΜΑΙΝΕΙ ΔΥΝΑΜΗ
Τελικά, εάν δε χρησιμοποιούμε τις γνώσεις που αποκτούμε δε θα φτάσουμε στο επιθυμητό αποτέλεσμα, γιατί η γνώση μας βοηθάει να βελτιώνουμε το σχεδιασμό μας, να τον τροποποιούμε εάν παραστεί ανάγκη ή ακόμα και να τον καταργούμε υιοθετώντας ένα νέο και καλύτερο.  Πρέπει δηλαδή να δημιουργούμε διαρκώς τους μηχανισμούς εκείνους με τους οποίους θα καταφέρουμε να αξιολογήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε προς όφελος μας τις γνώσεις που έχουμε συγκεντρώσει. Μόνο τότε θα έχουμε κερδίσει από το σύστημα ελέγχου και αξιολόγησης που θέσαμε σε εφαρμογή, θα έχουμε επιτύχει τους τεθειμένους  στόχους, και θα έχουμε δημιουργήσει γερές βάσεις για την επιτυχία αναλόγων προγραμμάτων και στο μέλλον. 
‘’ Η γνώση δεν έχει καμιά αξία, εκτός αν την εφαρμόσεις κάπου’’. 
Άντον Τσέχωφ, 1860-1904, Ρώσος συγγραφέας

ΠΕΑΛΣ/ΛΙΜΕΝΙΚΗ ΡΟΤΑ/Τ.17

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου